你還忙嗎？當然忙！但希望是忙著創(chuàng)造價值，而不是忙著制造錯誤或改正錯誤。只要在工作完成之前想一想出錯后會給自己和公司帶來的麻煩，想一想出錯后會給自己和公司造成的損失，你就應該能夠理解“一次就把事情做對”這句話的分量?，F(xiàn)代職場中，經(jīng)常會出現(xiàn)這樣的現(xiàn)象： ——5％的人看不出來是在工作，而是在制造問題，無事必生非＝破壞性地做。 ——10％的人正在等待著做什么＝不想做。 ——20％的人正在為增加庫存而工作＝“蠻做”、“盲做”、“胡做”。 ——10％的人沒有對公司作出貢獻＝在做，但卻是負效勞動。 ——40％的人正在按照低效的標準或方法工作＝想做，而不會正確有效地做。 ——只有15％的人屬于正常范圍，但效績?nèi)匀徊桓撸阶霾缓?，做事不到位?無論做什么事，都要講究到位，半到位又不到位是最令人難受的。在行為準則的貫徹執(zhí)行上“一次就把事情做對”是一個應該引起足夠重視的理念。如果這件事情是有意義的，現(xiàn)在又具備了把它做對的條件，為什么不現(xiàn)在就把它做對呢？ “一次就把事情做對”是一種追求精益求精的工作態(tài)度。許多員工做事不精益求精，只求差不多。盡管從表面上看來，他們也很努力、很敬業(yè)，但結果卻總是無法令人滿意。 時間管理專家常常告誡人們：“永遠不要‘隨手’把東西暫時先放在那里，即‘別把東西放下，而要把東西放起來?！贿@么做的話，就意味著現(xiàn)在沒有一次做完，過一會兒就至少得做兩次了?！?當我們被要求“一次就把事情做對”時，許多人會反駁：“我很忙?！币驗楹苊?，就可以馬馬虎虎地做事嗎？其實，返工的浪費最冤枉。第一次沒做好，再重新做時既不快，花費也不少。 有位廣告經(jīng)理曾經(jīng)犯過這樣一個錯誤，由于完成任務的時間比較緊，在審核廣告公司回傳的樣稿時不仔細，在發(fā)布的廣告中弄錯了一個號碼——服務部的電話號碼被他們打錯了一個數(shù)字。就是這么一個小小的錯誤，給公司導致了一系列的麻煩和損失。后來因為一連串偶然的因素使他發(fā)現(xiàn)了這個錯誤，他不得不耽誤其他的工作并靠加班來彌補。同時，還讓上司和其他部門的數(shù)位同仁陪他一起忙了好幾天。幸好錯誤發(fā)現(xiàn)得早，否則造成的損失必將進一步擴大。 在工作中，很多人也許都經(jīng)歷過一次沒把事情做對，忙著改錯，改錯中又忙出新錯誤，惡性循環(huán)，手忙腳亂，直至精疲力竭。 一次沒把事情做對，不僅會給自己帶來很大的麻煩，還會給上司帶來工作上的不便，也會給公司造成經(jīng)濟損失或形象損失。對于上司安排你去做的事，你不去做，上司就要去做。你做不到位，他就要返工。從管理角度來說，公司花了大價錢聘請你的上司，成本在你的10倍以上，從經(jīng)濟意義上來說，他花1小時能做好的事，你花一天做好也值。同樣的道理，一件小事，你花了一個小時做完交給了他，當他發(fā)現(xiàn)了不足，再去補充、修訂，花半個小時，如果這樣，還是你費半天時間把事情一次性做好要合算。你把小事做到位了，他的工作效率就提高了。 你還忙嗎？當然忙！但希望是忙著創(chuàng)造價值，而不是忙著制造錯誤或改正 錯誤。只要在工作完成之前想一想出錯后會給自己和公司帶來的麻煩，想一想出錯后會給自己和公司造成的損失，你就應該能夠理解“一次就把事情做對”這句話的分量。 企業(yè)中每個人的目標都應該是“一次就把事情做對”，至于如何才能做到一次就把事情做對，管理學家克勞士比先生也給了我們正確的答案。這就是首先要知道什么是“對”，然后才是如何做才能達到“對”這個標準。 對于什么是“對”的，你仔細閱讀自己的工作崗位職責、項目說明書或者是操作指南，就能很快知道。關于如何高效地完成任務并且保證一次就做對，管理學家給我們提供了如下簡單實用的建議： 1. 學會使用LEAD系統(tǒng)制定計劃 英國著名的LEAD系統(tǒng)，是以英文List,Estimate，Allow,Decide的開頭字 母命名，可以為制定計劃的藍本。List——列出任務；Estimate——估計時間；Allow——預留時間；Decide——決定優(yōu)先程度。 如果目前你還沒有制定計劃，那么構思它要花些時間，但這是值得的。一旦有了基本的計劃，更新起來并不花費什么時間。計劃一旦形成，你就可以建立一個適合自己工作的工作管理系統(tǒng)，使你工作起來得心應手，效率極高。 2. 要緊的事先做 根據(jù)緊迫性和重要性我們可以將每天面對的事情分為四類，即重要且緊迫的事；重要但不緊迫的事；緊迫但不重要的事；不緊迫也不重要的事。 分清什么事是最重要的并不是一件易事，我們常犯的一個錯誤是把緊迫的事情當作是最重要的事情。 緊迫只是意味著必須立即處理，比如電話鈴響了，盡管你正忙得焦頭爛額，也不得不放下手邊工作去接聽。緊迫的事通常是顯而易見的。它們給我們造成壓力，逼迫我們馬上采取行動。它們往往是令人愉快的、容易完成的、有意思的，卻不一定是很重要的。 重要的通常是與目標有密切關聯(lián)的。重要的事情是那些會對你的使命、價值觀、優(yōu)先的目標有幫助的事。 重要而且緊迫的事情是實現(xiàn)你的事業(yè)和目標的關鍵環(huán)節(jié)，而且當務之急，只有它們都得到了合理高效的解決，你才有可能順利地進行別的工作。而重要但不緊迫的事情要求我們具有更多的主動性、積極性、自覺性，早早準備，防范于未然。剩下的兩類事或許有一點價值，但對目標的完成沒有太大的影響。 你會把大部分的時間花在哪類事情上？如果你長期把大量時間花在重要而且緊迫的事情上，可以想象你每天的忙亂程度，一個又一個問題會像大浪一樣向你沖來。你十分被動地一一解決。長此以往，你早晚有一天會被擊倒、壓垮。 如果是后兩類，很遺憾，你將一事無成。因為這些事情常常對別人而非對自己很重要，它們除了浪費你很多時間以外，還證明你是一個控制不了自己情緒的人。 只有重要而不緊迫的事才是需大量時間去做的事。它雖然并不緊急，但決定了我們的生活質(zhì)量、受教育程度、品位培養(yǎng)、工作業(yè)績等。只有養(yǎng)成“做要事而不做急事”的良好個人習慣，我們才可輕松地達到目標，避免臨陣磨槍的緊張和尷尬。 3.擅用記事薄 幾乎所有管理專家都會告訴你：記事簿是工作中最重要的工具之一，其作用是巨大的。它是你工作、生活的親密伙伴，如果你忘記了上星期約好的宴會的具體時間，你可以翻一下你的記事簿；如果你想知道未來幾天內(nèi)都有哪些工作安排，你可以查閱一下你的記事簿；再如果你忘記了上次在街上碰見的一位老朋友的電話，你也可以翻一下當天的記錄……記事簿使事情更有序，使細節(jié)更清晰，使任務更有條理。任何事情都不再是似是而非的了。 正是因為記事簿能為我們提供大量信息，因此，我們制定的計劃尤其是每日計劃都應該記錄在記事簿上。制定每日計劃的時間一般是在早上或前一天的晚上，首先在記事簿上寫上該日的日期，然后將每項計劃要處理的工作分項列出，并在其前以圓黑點標示。沒有必要一個日計劃占用一頁紙，因為每天計劃要處理的工作數(shù)量不定，有時一天的工作計劃就占了一整頁，有時兩三天的記錄才占一頁。 處理完畢的工作，就在圓黑點上加上一個圓圈，以表示做完。如此，每天下班時就可一目了然哪些事做了，哪些事還沒做。有些人習慣將做完的工作用筆劃掉，這樣當然可以，但是有時工作雖然做完了，而相關的資料可能還有參考價值，劃掉后也許會看不清楚。 除了記錄計劃，記事簿也可記錄下每天發(fā)生的以免遺忘的事情。由于未完成的事項，只有圓黑點而沒有其他的圓圈，即使兩三天后，仍能清楚地看出哪些事情還有待處理。